Hướng dẫn Định khoản khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, CCDC

11/09/2021

Dưới đây là: "Hướng dẫn Định khoản khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, CCDC". Mời bạn đọc tham khảo

1. Hồ sơ mua hàng hóa

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng/Phiếu chi tiền mặt/UNC (Chuyển tiền qua Ngân hàng).

- Hợp đồng mua bán.

- Hóa đơn mua hàng (GTGT).

- Phiếu xuất kho của người bán từng lần (Hóa đơn về sau hàng)

- Phiếu thu tiền của người bán.

2. Trường hợp hàng hóa về hóa đơn cùng về

ĐỊnh khoản khi mua hàng hóa ra sao

2.1. Mua ngoài

2.1.1. Trong nước, ghi:

Nợ TK 152 “Mua NVL”

Nợ TK 153 “Mua CCDC”

Nợ TK 156 “Mua hàng hóa để bán”

Nợ TK 1331 “Thuế GTGT đầu vào”

Có TK 111, 112, 331: Tổng thanh toán

2.1.2. Nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156

Có TK 3332 (Thuế TTĐB nếu có)

Có TK 3333 (Thuế nhập khẩu nếu có)

Có TK 331 (Số tièn chưa thanh toán)

Nợ TK 13312

Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

2.1.3. Mua ngoài xảy ra 2 trường hợp:

* Hàng thừa so với hoá đơn: Nếu phát hiện thừa kế toán phải làm biên bản để xác nhận số hàng thừa -> Xử lý: Nhập toàn bộ số hàng thừa

Nợ TK 152, 153, 156: Toàn bộ số hàng đã nhận

Nợ TK 1331 : GTGT theo hóa đơn

Có TK 3388: Số hàng thừa

Có TK 331: Số tiền thanh toán theo hóa đơn

=> Xử lý TK 3388 “ Phải trả, phải nộp khác

- Trả lại người bán, ghi:

K 3388

Có TK 152Nợ T, 153, 156 (Hàng thừa)

- Mua lại, ghi:

Nợ TK 3388

Nợ TK 1331

Có TK 331 (Số hàng thừa)

- Yêu cầu người bán viết hoá đơn bổ sung với điều kiện là bổ sung số hàng hóa trên theo biên bản đã ký kết

+ Không rõ lý do, ghi:

Nợ TK 3388

Có TK 711

+ Nhập theo số hàng thực hận, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156: Theo hóa đơn

Nợ TK 1331: Theo hóa đơn

Có TK 331: Theo hóa đơn

Nợ TK 002: Giữ hộ (Ghi ngoài bảng không ghi sổ)

=> Xử lý như sau:

+ Mua lại, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156

Nợ TK 1331 (Người bán viết hóa đơn bổ sung)

Có TK 331

+ Trả lại, ghi: Có TK 002

+ Không rõ lý do, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156

Có TK 711 (Theo giá tương đương)

* Ví dụ 1:

- Trường hợp 1: Hàng thừa so với hóa đơn: Nhập số lượng: 11, thực tế số lượng: 12 => Nhập cả số lượng: 12

- Trường hợp 2: Nhập hàng thực nhận: Nhập số lượng: 11, thực tế số lượng: 12 => Chỉ nhập số lượng: 11, còn thừa sso lượng: 1 (Nhận giữ hộ)

>> Xem thêm: HD Hạch toán tài sản, hàng hóa thiếu - thừa chờ giải quyết

2.2. Hàng thiếu so với hóa đơn

- Chi ghi nhận số hàng thực nhận và tiến hành lập biên bản về số hàng thiếu để làm căn cứ xử lý, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156: Số hàng thực nhận

Nợ TK 1331: Theo hóa đơn

Nợ TK 1381: Số hàng thiếu

Có TK 331: Theo hóa đơn

=> Xử lý:

+ Nếu người bán giao tiếp số hàng thiếu, ghi:

Nợ TK 152, 153, 156: Hàng thiếu

Có TK 1381

+ Nếu người bán không còn hàng để giao lại cho người mua, ghi:

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”

Có TK 1331

+ Không rõ lý do, ghi (Quy trách nhiệm):

Nợ TK 1388 (Chờ xử lý)

Nợ TK 334 (Trừ lương)

Nợ TK 811 (Chi phí khác)

Có TK 1381

- Hàng về nhưng hóa đơn chưa về (Rất hạn chế)

=> Nếu không có hóa đơn bắt buộc phải lấy phiếu xuất kho để làm cơ sở nhập kho theo giá tạm tính.

* Ví dụ 2:

- Nếu là kế toán của bên bán hàng khi viết phiếu xuất kho viết theo giá bán chưa có thuế

Nợ TK 152, 153, 156 (Theo giá tạm tính chưa thuế)

Có TK 331

- Nếu trong trong tháng hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu trong tháng hóa đơn vẫn chưa về; Sang tháng sau hóa đơn về thì điều chỉnh bút toán trên bằng 1 trong 2 cách sau:

+ Cách 1: Xóa giá tạm tính = Bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế = Bút toán thường.

Nội dung ghi: Hủy bút toán ghi ngày... theo phiếu xuất kho...

Nợ TK 152, 153, 156

Nợ TK 1331

Có TK 331

+ Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ trường hợp nếu giá tạm tính > giá thực tế

Hoặc bút toán thường (Giá tạm tính < Giá thực tế), ghi:

Nợ TK 1331: Bổ sung thuế GTGT

Có TK 331

>> Xem thêm: Hạch toán vay tiền ngân hàng để mua ô tô, hàng hóa

* Ví dụ 3: Mua hàng ngày 25/4 chưa có hoá đơn. Bán hàng ngày 26/4 lại viết hoá đơn cho khách. Đến 1/5 hóa đơn bên bán gửi về cho mình ghi 1/5 . Kế toán xử lý thế nào?

Xử lý:

Mua hàng ngày 25/4 chưa hoá đơn -> yêu cầu viết hoá đơn cho ngày 25/4. Khi bên bán nói bên mua chưa thanh toán tiền thì chưa viết hoá đơn -> Bên mua yêu cầu bên bán viết hoá đơn nhưng chưa xé ra khỏi cuống khi nào có thanh toán tiền thì xé hoá đơn ra là được, còn nếu trong trường hợp viết hoá đơn ngày 1/5 thì yêu cầu bên bán ghi phần nội dung là hoá đơn tiền hàng theo phiếu xuất kho số …. Nếu trong trường hợp bên bán viết hoá đơn mà bên mua không lấy thì đã xé hoấ đơn ra rồi thì vẫn kẹp hoá đơn lại và lập biên bản ghi là bên mua không chấp nhận lấy hoá đơn