Quản lý danh mục vật tư hàng hóa trên phần mềm Moka

15/07/2021

Trên MOKA ONLINE, MOKA STARTUP, khi thêm mã vật tư trong danh mục vật tư nhưng chương trình cứ hiện ra thông báo là trùng mã hoặc lồng mã

Quản lý danh mục vật tư hàng hóa

Câu hỏi:

Trên phần mềm MOKA ONLINE / MOKA START-UP, khi thêm mã vật tư trong danh mục vật tư nhưng chương trình cứ hiện ra thông báo là trùng mã hoặc lồng mã. Tại sao vậy?

Trả lời:

Hiện tượng trùng mã hay lồng mã xảy ra khi người sử dụng khai báo mới 1 mã vật tư như sau:

Mã mới trùng hoàn toàn với mã cũ đã tồn tại trong chương trình (trùng mã). Ví dụ: Vật tư A có mã VT001, bạn khai báo thêm vật tư B với mã là VT001, chương trình sẽ thông báo trùng mã.

Mã mới nằm hoàn toàn trong phần đầu của mã cũ (lồng mã). Ví dụ: Vật tư A có mã VT001, bạn khai báo thêm vật tư B với mã là VT0011, chương trình sẽ thông báo lồng mã (VT001 nằm hoàn toàn trong phần đầu của VT0011).

Để tránh trường hợp bị thông báo trùng mã hoặc mã lồng nhau, người sử dụng cần lưu ý một số quy tắc đặt mã danh mục trên phần mềm như sau:

Các danh mục từ điển cần xây dựng gồm có: danh mục các đơn vị thành viên (đơn vị cơ sở), danh mục tiền tệ, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục vụ việc (công trình, hạn mục công trình, dự án, ...), danh mục khế ước vay, danh mục kho hàng, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục bộ phận hạch toán, danh mục thuế suất, danh mục TSCĐ, danh mục trường tự do...

Liệt kê danh sách các mục/danh điểm của từng danh mục từ điển.

Xác định cách thức mã hoá của từng danh mục từ điển. Việc mã hoá như thế nào để đảm bảo phục vụ được công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng. Việc mã hoá phải được lưu ý đặc biệt trong trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu trung tâm.

Xác định cách thức phân loại, phân nhóm các danh mục từ điển để lên được các báo cáo quản lý cần thiết. Phân nhóm khách hàng, phân nhóm các nhà cung cấp, phân nhóm vật tư, phân nhóm TSCĐ, phân nhóm dự án...

Một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hoá của các danh mục

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục.

Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.

Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ...

Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM...

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên – ví dụ có tiếp đầu ngữ là để phân biệt các mã của các đơn vị thành viên khác nhau.

Lưu ý

khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác. Ví dụ không được đặt mã lồng nhau như KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

----